Boda virtual: lo que deben saber para organizarla

Las razones para hacer una boda virtual pueden ser muchas, pero principalmente están basadas en el hecho de que los invitados no pueden estar con ustedes mientras intercambian sus argollas de matrimonio y dan el “sí” más importante de sus vidas. Para realizarla no se necesita más que la disposición, algunos elementos que quizás tengan en casa y unos pocos preparativos que podrán tener listos rápidamente. Otros aspectos como la decoración para matrimonio, los trajes y las tarjetas de matrimonio, son detalles a los que pueden agregarle un sello original y creativo. A continuación, les presentamos algunos aspectos clave que deben tener en cuenta para organizar su boda virtual desde casa.

¿Cuándo hacer una boda virtual?

• Cuando hayan tenido que aplazar la boda presencial por motivos de fuerza mayor como por la situación del COVID-19, y deseen tener una celebración virtual y simbólica en la fecha en la que se tenía programada inicialmente el matrimonio al aire libre.
• Cuando se trate de un matrimonio civil que se puede oficiar desde casa o desde cualquier lugar del mundo.
• En casos en los que el amor sea más fuerte que la distancia.
• Debido a requerimientos urgentes relacionados con documentación o requisitos, que no permitan que puedan programar con tiempo un matrimonio presencial.
• También puede realizarse cuando quieran casarse fuera del país, en un lugar remoto al que solo puedan llegar ustedes, pero en el que deseen contar con la presencia de sus seres amados.

Decidan qué tipo de boda será

Una vez estén decididos a vivir la experiencia de tener un matrimonio virtual, deben definir qué tipo de celebración van a realizar. En este punto evalúen también las condiciones con las que cuentan. Por ejemplo, si desean realizar una unión simbólica a través de algún ritual, decidan cuál se ajusta a su personalidad, entre los más conocidos se encuentran: el de la rosa, la arena, unión de manos, plantación de un árbol o la luz. Siendo así, es muy posible que puedan llevarla a cabo desde casa contando con un maestro de ceremonias de forma virtual.

En el caso de los matrimonios civiles con la actual pandemia por el nuevo coronavirus, la Superintendencia de Notariado y Registro está cumpliendo las medidas de Aislamiento Preventivo Obligatorio decretadas por el Gobierno Nacional ¹. Así que, para contraer matrimonio en alguna notaría del país se solicitan y aplican no solo unos requisitos legales, también protocolos de bioseguridad. El trámite es necesario que lo efectúen de manera personal y presenten: la solicitud por escrito ante el notario para verificar que no hay ningún impedimento legal para llevar a cabo el matrimonio; copias auténticas de los registros civiles de nacimiento de los dos; fotocopias de las cédulas; fotocopias de los registros civiles de nacimiento en el caso de tener hijos.

Los protocolos de bioseguridad que se están aplicando en las notarías del país van desde el uso de tapabocas, distancia de dos metros entre las personas, geles para manos, desinfección de zapatos y toma de la temperatura. El valor de la ceremonia ronda los $40.000 pesos aproximadamente, a los cuales deben sumar también otros gastos como autenticaciones, envíos, copias, etc. El valor podría ascender a los $100.000 pesos o más. Y, en cuanto al número de invitados que pueden asistir a la ceremonia está limitado a cuatro. Por último, tengan en cuenta que los despachos tienen un horario límite de atención, que irá de acuerdo con las medidas que declare el gobierno.

Por su parte, el funcionamiento de las iglesias en Colombia es limitado, pues solo en aquellos municipios donde no haya registro de COVID-19 o la afectación sea mínima, se aplican proyectos piloto para reabrirlas aplicando el protocolo de bioseguridad para mitigar, controlar y manejar de manera adecuada la pandemia del coronavirus para el sector religioso que se recoge en la resolución 1120 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social ². Eso sí, un plan piloto -de momento- por 15 días donde se permite un aforo máximo de 50 personas siempre que se cumpla el distanciamiento de dos metros entre personas sentadas.

Revisen cuáles son las posibilidades que tienen en su ciudad, de acuerdo con los lineamientos de cada región. En este punto también deben definir qué tipo de traje y vestido de novia 2020 usarán, y aquí ¡todo se vale!, desde trajes tradicionales y formales, informales, otros más divertidos y originales, para que luzcan perfectos en su transmisión online.

La fecha de boda

Teniendo en cuenta los aspectos mencionados en el punto anterior, ya contarían con lo primordial para poder definir la fecha en la que se realizará el evento virtual. Dentro de lo posible, traten de que sea en fin de semana, cuando la gente tiene más disponibilidad, y si es de día, por ejemplo en la tarde, mucho mejor, ya que esto permitirá que los invitados puedan disfrutar de una jornada emocionante y puedan resolver cualquier percance de conexión oportunamente.

Definan detalles de la decoración

Primero que todo piensen en un lugar de su casa que sirva de escenario para la boda virtual. Puede ser la sala u otro en el que cuenten con espacio para moverse y estar cómodos. Es esta área la que deben acondicionar, por ejemplo, con la decoración para matrimonio civil u otra que quieran instalar. Algo que puede ser de gran ayuda es ubicar el celular o la cámara que usarán para la transmisión en el lugar en el que estarán el día de la boda, así podrán evidenciar cuál es el alcance del plano de la cámara y qué elementos necesitan.

Los objetos que pueden incluir para el matrimonio virtual son: sillas y una mesa pequeña (si es necesario) para la ceremonia, arreglos florales para boda, globos, decoración con fotografías, y todas aquellas manualidades que quieran hacer de acuerdo con la temática, ya sea que tengan en mente algo informal, una decoración muy elegante o hasta una decoración vintage de boda.

Creen la invitación online desde el Organizador de Invitados

Con todos estos detalles definidos, ya tendrán lo necesario para construir las tarjetas de matrimonio modernas que compartirán a los invitados a su boda virtual. Si quieren hacerlas ustedes mismos pueden utilizar la herramienta que encontrarán en nuestro portal: el Organizador de Invitados.

La herramienta cuenta una opción de “Enviar mensaje”, al dar clic allí se desplegará un pequeño menú que contiene entre otras cosas “Solicitar dirección”, “Solicitar confirmación” e “Invitación online”. Y es en esta última en la que podrán personalizar su tarjeta digital colocando sus nombres, fecha de la unión, subiendo una imagen, creando un título y un mensaje en el que se especifique la aplicación a través de la cual se hará la transmisión y otros detalles como, por ejemplo, si quieren pedir a los invitados que usen sus mejores vestidos elegantes de fiesta para la boda. Una vez la tengan completa podrán guardarla y darle a enviar, introduciendo los correos electrónicos de familiares o amigos.

Seleccionen un canal de trasmisión, reunión o videollamada

Elijan el canal a través del cual realizarán el encuentro virtual con sus invitados, entre los más usados están: Skype, Zoom, Google Meet o Houseparty. Revisen las condiciones que ofrece cada herramienta como, por ejemplo, la capacidad de personas conectadas al tiempo, el tiempo máximo de duración del encuentro (si lo tiene), la posibilidad de grabar la reunión, entre otras. Tener en cuenta todos estos detalles hará que optimicen y preparen mejor su evento. Creen el evento / reunión de acuerdo con lo que exija cada herramienta y tengan los datos a la mano para incluirlos en la invitación que enviarán a los asistentes.

Revisen sus necesidades técnicas para la transmisión

Van a necesitar una cámara, que puede ser la del celular o el computador. En caso de que sea la del celular, es recomendable que usen un trípode para sostenerlo, estos se pueden conseguir a precios muy económicos en cualquier tienda de tecnología online. Además, es importante que cuenten con una buena conexión a internet.

El sonido también es indispensable. Y para que sea óptimo, pueden comprar algún micrófono para celular, que también puede conseguirse a muy buen precio, o usar auriculares / manos libres, preferiblemente inalámbricos. Antes del evento, asegúrense de hacer tantas pruebas como sea necesario, así podrán corregir cualquier error a tiempo. En la medida de lo posible realicen su boda virtual en un espacio abierto como en un balcón o en un sitio donde haya buena luz natural.

Ofrezcan una experiencia especial a los invitados

Recuerden que los pequeños detalles hacen la diferencia, así que si está entre su alcance de tiempo, presupuesto y logística, podrían enviar a cada invitado un mini kit de celebración, que incluya una botella personal y una copa con la que puedan unirse al brindis de la unión en la distancia. También podrían preparar una playlist muy especial para que todos los invitados la escuchen de fondo o, incluso, enviar los ingredientes para preparar un plato especial para compartir durante el encuentro virtual. Otra opción es idear alguna actividad en redes sociales a través de una etiqueta (hashtag), usando un filtro de fotos, o compartiendo contenido de la trasmisión de la boda.

Definan otros detalles…

Si, por ejemplo, quieren hacer un brindis durante el evento, entonces asegúrense de contar con copas y vino (champaña u otra bebida) debidamente ubicada para hacerlo. Si se trata de un ritual, revisen qué tanto necesitan. Incluyan todo esto en la lista de preparativos para que no pasen nada por alto. Aquí también deben tenerse en cuenta otros aspectos como el maquillaje y peinado de la novia, la elaboración de una mesa de postres, entre otros.

Si es posible, dejen todo lo que tenga que ver con decoración de salón para matrimonio montado e instalado desde el día anterior, esto hará que el día de la boda puedan ocuparse simplemente de alistar el traje del novio y el vestido de novia para disfrutar cada minuto.