¿Crear un seating plan perfecto?: 12 tips para lograrlo

Tomar la decisión de qué amigos y familiares van a recibir las tarjetas de matrimonio suele ser una tarea compleja, sin embargo, no sé compara con decidir cuál es la mejor forma de organizarlos a todos ellos en la recepción. Por un lado, están los amigos del novio y por el otro los de la novia, que no siempre se conocen entre sí, lo que hace importante lograr que todos se sientan cómodos e integrados. Así como ella tuvo que aprender a combinar su vestido de novia con las joyas antiguas de su madre y el peinado de novia, deben hacer que la distribución de los invitados funcione. Para ayudarlos con esta tarea les traemos 12 tips para crear el seating plan perfecto.

¿En qué consiste el seating plan?

El banquete es uno de los momentos que tomará más tiempo durante la fiesta, lo que indica que sus invitados pasarán la mayor parte del evento sentados. Siendo así, lo deseable es que todos puedan estar en una mesa donde puedan conversar y pasar un momento agradable, ya que para ustedes como anfitriones es físicamente imposible estar con todos a la vez. Por eso, se acostumbra a idear un esquema para ubicar a sus familiares y amigos de tal forma que todos queden conformes. Para facilitar esta labor, pueden seguir esta serie de consejos.

1. Conozcan su mobiliario

Antes de comenzar con cualquier plan lo primero que deben decidir es cómo van a ser las mesas que van a utilizar ese día y cuántos invitados van a ubicar en cada una de ellas, además, esta información también los ayudará a tener el número de centros de mesa para boda que van a necesitar.

Resuelto lo anterior, podrán hacer un esquema base sobre el que podrán empezar a distribuir a sus invitados. Por lo general, la figura que le den a esta organización debe girar en torno a el lugar donde están ustedes situados.

2. Dividan a los invitados por grupos

Es probable que a estas alturas ya tengan una lista definitiva de invitados, puesto que ya les enviaron las tarjetas de matrimonio modernas. El paso para seguir es categorizar este registro y crear los grupos que mejor les funcione, por ejemplo: amigos de la novia, familiares del novio, amigos en común, compañeros del trabajo del novio, etc. Al hacer esto pueden visualizar qué grupos deben ubicarse en una sola mesa y cuáles pueden ir mezclados. Sin duda les facilitará las cosas.

3. Asignen mesas en lugar de asientos

Una buena alternativa para no hacer un plan tan estricto y que sus invitados estén más relajados, es simplemente asignarles una mesa en lugar de un asiento. Para algunos puede ser difícil seguir el número exacto en donde deben ubicarse y puede provocar algunos conflictos si alguien se acomoda en el puesto que no les corresponde.

Imaginen que están haciendo su gran entrada al salón – en donde ella espera poder lucir su vestido de novia 2019 en frente de todos – y que sean interrumpidos porque alguno de los asistentes discute con otro por ocupar el asiento que se le había asignado. Puede resultar poco práctico y caótico.

4. Manténganse cerca de su cortejo

Por lo general, el cortejo nupcial tiene algunos beneficios en la recepción como tener una de las mesas principales y de las más cercanas a ustedes. Eso no sólo servirá como agradecimiento por el rol que han desempeñado en su boda, sino que les servirá a ustedes para pasar más tiempo con este grupo de amigos y familiares especiales.

Además, tomen en cuenta si algunos de ellos tienen parejas y de tener espacio, acomódenlos a todos juntos. Por ejemplo, si el padrino va a asistir con su esposa a la fiesta, no los ubiquen en mesas separadas.

5. Piensen en dónde van a ubicar a sus padres

Aunque se acostumbra a que los padres de los novios compartan una mesa en la recepción, junto a otros familiares cercanos como los abuelos y los hermanos, esto no siempre funciona. Aunque es una excelente oportunidad para que las familias sigan conociéndose y compartan, no todas las familias son tan unidas. Por ejemplo, alguno de ustedes puede tener padres divorciados que no tengan una buena relación y acomodarlos uno al lado del otro puede resultar una solución poco práctica. Lo mejor es que tomen en consideración estas particularidades para tenerlos a todos cerca a ustedes, pero alejados entre sí de ser necesario.

6. Pidan ayuda a sus padres

En ocasiones hay conflictos familiares que ustedes no necesariamente conocen, pero sus padres sí. Pueden hablar con ellos y pedirle consejos para ubicar a los miembros de su familia de forma tal que ninguno se sienta ni molesto o excluido.

7. Mesa para niños

Si van a tener niños como invitados, no los excluyan de la distribución de las mesas. Una buena idea es tener una mesa destinada para ellos, en caso de tener la edad adecuada para estar separados de sus padres. Esto ayudará a que ellos se mantengan distraídos para que los padres puedan disfrutar y a la vez, evitará que algunos de los adultos que compartan la mesa con niños se disgusten. En caso de tener bebés o niños pequeños, elijan para ellos una ubicación con otros padres o personas a las que les gusten los niños.

8. Eviten las mesas de solteros

Crear una mesa de solo solteros puede hacer que algunos de sus asistentes se sientan avergonzados, así que lo mejor es evitarlas. En cambio, pueden crear mesas mixtas, en donde haya un número equilibrado de parejas y solteros, puesto que tampoco es una buena idea poner a ese amigo/a en una mesa llena de novios o casados. Tengan en cuenta los sentimientos de los otros.

9. Ventajas tecnológicas: el Organizador de Mesas

Se habrán percatado de que en Matrimonio.com.co existe una herramienta perfecta para diseñar su seating plan. Con solo estar registrados pueden hacer uso de forma gratuita de la herramienta Organizador de Mesas  de su matrimonio.

En la parte superior de la página lo encuentran al hacer clic en “Mi matrimonio” encontrarán la opción “Mesas”. En él pueden agregar a los invitados, previamente categorizados, e ir acomodándolos dentro del diseño del espacio que van a utilizar.

Cuentan con varias formas de interacción, una es agregando a los invitados a la hoja de trabajo luego de que estos confirmen la asistencia, y la otra es adicionándolos de forma manual. La ventaja es que pueden visualizar el esquema, mover las mesas como deseen, poner o quitarlas, o incluso hacer el plan a forma de lista. ¿Lo mejor? Cuando terminen pueden imprimir el PDF. Qué esperan para empezar a utilizar el Organizador de Mesas.

10. Un esquema en papel también ayuda

Si son de quienes prefieren un esquema físico que puedan manipular, impriman el creado con nuestra herramienta para construir uno propio, bien sea en un tablero o en un corcho del que quiten y pongan papelitos con los asistentes.

Pueden hacer de la planeación una actividad divertida y utilizar algunos símbolos o emoticonos para identificar a sus invitados y liberar un poco de estrés.

11. Consideren requerimientos especiales

Piensen si cuentan con algún amigo o familiar con problemas de movilidad o que necesite, por ejemplo, hacer uso del baño en repetidas ocasiones, es bueno que tomen todos estos detalles en cuenta. Por ejemplo, si alguno tiene algún problema para caminar los pueden ubicar cerca de la puerta para que su trayecto sea más corto, etc.

12. Un plan visible y fácil de seguir

Después de toda su organización no pueden olvidar comunicarla de forma adecuada a sus invitados de tal forma que puedan seguirla sin problema. Eviten los esquemas enredados y opten por algo simple, eso sí, con mucho estilo.

Hay cientos de ideas que pueden seguir para que las mesas sean fáciles de encontrar por los asistentes, bien sea que opten por numerarlas o nombrarlas de alguna forma en particular que vaya acorde a la decoración de salón para matrimonio que eligieron. Intenten ordenar los nombres por orden alfabético para que todos puedan hallar su puesto en el menor tiempo posible.

Así, el seating plan no tiene por qué ser una tarea abrumadora, llevando un orden puede desarrollarse sin mayor inconveniente. Después de haber entregado las tarjetas de matrimonio originales esta labor será más sencilla de abordar, y si la hacen juntos, será más divertida. Además, recuerden que puede ir relacionada con la decoración para matrimonio.