Elegir el lugar para la recepción de boda: 15 preguntas que deben resolver

La elección de lugar para el banquete de matrimonio es una de las tareas más destacadas, ya que determinará la fecha de la celebración, el número de personas que pueden invitar y hasta la decoración. Por eso, durante el proceso de búsqueda pueden surgir dudas, sabiendo esto les proporcionamos una guía con las preguntas que deben plantearse entre ustedes y también con la empresa de recepción de boda. Así podrán tomar la mejor decisión.

Preguntas sobre el lugar que se deben hacer

1. ¿Cuenta con la capacidad adecuada?

Piensen qué tipo de matrimonio tendrán: ¿Será una celebración muy íntima con un número límite de invitados? Esto les ayudará a delimitar el lugar para el banquete.

Recuerden que el tamaño impactará en su presupuesto de boda, en la comodidad y disfrute de los invitados. Para ello, tengan en su mano una lista de asistentes aproximada para que puedan ir descartando aquellos demasiado pequeños o muy grandes.

Quizás estando el lugar vacío les cueste imaginar cómo se verá con mesas, si no pueden verlo montado, pregunten al proveedor si tiene fotografías o un plano previo sobre la distribución, así podrán hacerse una idea más aproximada de cómo luciría para su día.

2. ¿El lugar para el banquete tiene una buena ubicación?

Tengan presente el tema de la accesibilidad para sus familiares ¿Es fácil llegar hasta allí? ¿Está cerca o lejos de su lugar de residencia? ¿Cuenta con parqueadero para quienes lo necesiten? 

Otro de los puntos que no pueden dejar pasar al momento de elegir el lugar para el banquete tienen que ver con los horarios en que se podría desarrollar el evento, la privacidad y el estilo en general del espacio, siendo este último clave, pues deben pensar si va acorde a la temática de su matrimonio (¡más adelante les ampliamos este punto!).

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3. ¿Tiene todo lo que necesitan y dentro de su presupuesto?

Este es uno de los puntos más relevantes de toda la planificación de matrimonio, ya que la inversión en el banquete es muy importante, pues allí es donde se compartirá más tiempo con los invitados.

Aunque es posible encontrar un banquete para bodas económico, lo mejor será que consideren varias cotizaciones que contengan los precios, formas de pago y políticas de cancelación.

Luego de tener lo anterior definido, lo ideal será que asignen el porcentaje más alto del presupuesto para este fin y definan el monto máximo que pueden llegar a pagar, para no hacerse expectativas que no podrán cumplir o tener inconvenientes al momento de tomar una decisión.

4. ¿El estilo del lugar es el ideal para su matrimonio?

Cuáles de los estilos para boda quieren: ¿clásico, vintage o lujoso? Definirlo es importante porque el lugar de la recepción debería cumplir o aproximarse a esos ideales.

De esta elección dependerá qué tipo de catering elegirán, si desean incluir un coctel de bienvenida o, por el contrario, quieren algo más informal y original como food trucks o estaciones de comidas donde cada uno pueda hacer su petición sobre qué comer.  Por último, recuerden que este espacio debe hacerlos sentir cómodos y cumplir con todo lo que tienen en mente para su enlace.

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Preguntas para hacer al proveedor

5. ¿Cuáles son sus paquetes de boda?

Esto les permitirá saber cuáles son sus servicios y qué cubre. Además de la tarifa de alquiler y lo que está incluido en ese precio. Asimismo, será crucial que el proveedor les especifique cuán horas incluye la tarifa de alquiler y si hay una tarifa de horas extras en el caso de que quieran quedarse más tiempo?

6. ¿Hay disponibilidad para el día de la celebración?

Puede que ya tengan una fecha elegida o que aún sean flexibles sobre este tema, será necesario que definan los posibles días que les gustaría realizar su matrimonio para coordinar con el lugar de la recepción y banquete.

Lo mejor será que soliciten el calendario de disponibilidad y a partir de ello tomen una decisión basada en sus necesidades. Por otro lado, es indispensable que tengan conocimiento si ese mismo día también ocurrirá de manera paralela otros eventos. Así sabrán si es posible tener una celebración privada o qué alternativas ofrece el proveedor de recepciones.

7. ¿Qué decoración ofrece el lugar?

Quizás entre sus servicios cuenten con la parte de la decoración y ustedes no deban ocuparse de nada. Siendo así, será de gran ayuda que pregunten si tienen algún inventario de decoración (candelabros, manteles, jarrones, etc.) que puedan pedir.

De igual manera, con qué limitaciones (o no) cuentan en el que caso de quieran mover cosas del lugar. Por ejemplo, quizás hay alguna restricción sobre colgar cosas de las paredes o del techo. 

Recuerden también consultar si es posible utilizar en el sitio algún artefacto como bengalas, confetis o velas, también realizar espectáculos como como fuegos pirotécnicos u otros, así sabrán si cuentan con algún seguro de responsabilidad. 

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8. ¿Tiene un servicio de catering interno?

El proveedor puede contar con su propio servicio de cáterin o tener un listado de empresas recomendadas que se dedican a esto, pero no está de más preguntar si lo deben usar o pueden proporcionar los suyos. 

El servicio de catering puede ofrecerle otras opciones más allá del menú como mesas de dulces, la torta de matrimonio, coctelería y decoración. Al final del día, lo que deben buscar es que les den un servicio completo y de excelente calidad.

Soliciten información sobre todo lo que incluye el precio final, algunos incluirán bebidas y postres, pero en otros deberán contratar servicios alternos para este fin. También, sean claros sobre la cantidad de meseros que necesitarán y si están incluidos en la cotización.

9. ¿Se puede hacer una prueba de menú?

Otro de los puntos importantes a la hora de elegir el banquete es la comida, esta elección dependerá del tipo de boda que tengan si es nocturna o diurna, analicen la relación calidad/precio por cada plato, piensen en el menú para boda que les gustaría tener sin irse a los extremos, busquen un punto medio en donde la comida pueda gustarle a todos los invitados.

Pregunten si tienen opciones alternativas para sus asistentes como menú vegetariano o que excluya algún alimento alergénico.

Otra de las cosas que no deben pasar es el servicio de prueba de menú, después que tengan sus platos favoritos, llegará la hora de degustarlos ya que esta es la clave para saber cuál será la comida ganadora en este gran día, pregunten si tiene un costo adicional, cuántos acompañantes pueden asistir y con qué tiempo de anticipación lo realizan.

10. ¿Cuáles son las diferentes formas en que el lugar sirve comida?

Consulten si ofrecen el servicio de bufé, platos servidos a la mesa con servicio de camareros o proporcionan una recepción de estilo coctel. Con esto se harán una idea de lo que quieren o prefieren acorde a su celebración. 

11. ¿Hay alguna restricción sobre el tipo o la cantidad de alcohol que se sirve?

Saberlo también le permitirá definir qué tipo de licor o bebidas van a ofrecer en su matrimonio (vinos, champaña, cerveza u otros). Pregunten sobre el tema de la barra libre, si hay un mínimo o cómo se cotiza el alcohol. 

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12. ¿Podemos traer un pastel?

Por lo general, en las empresas de recepciones para bodas, permiten que los contrayentes traigan su propio pastel. Sin embargo, está bien que pregunten sobre este servicio, quizás tengan alguna persona profesional en pastelería y no deban traerlo.  Otras preguntas que pueden surgir en este punto son: ¿ha alguna tarifa por el corte del pastel? Y si optan por adquirir el del sitio ¿no se cobra la tarifa?

13. ¿Tienen áreas cubiertas al aire libre como toldos o carpas en caso de lluvia?

Imprescindible también que conozcan cuáles son las alternativas con las que cuenta en caso de que el clima cambie y ustedes quieran realizar su celebración al aire libre. Infórmense si tiene espacio interior disponible por si necesitan trasladar a sus invitados desde el exterior. De igual forma, qué pasa si hay algún corte de luz, ¿tienen algún generador?

14. ¿Cómo se maneja la logística?

Conveniente que pregunten sobre el sistema de sonido y micrófonos. Esto les concederá la opción de verificar dónde puede ubicar el grupo en vivo, DJ o cualquier otro profesional que necesite este servicio técnico.

Comprueben si hay restricciones de ruido, especialmente si la recepción se encuentra en el interior de su ciudad. Confirmen si el sitio cuenta con parqueadero y si es gratuito. Y en caso contrario, pregunten dónde se pueden estacionar sus invitados. 

Si ustedes quieren contar con un servicio de transporte, también averigüen si el lugar de la recepción puede ayudarlos a reservar y cuál es su costo, además de los horarios. Aunque puede sonar extraño, deben consultar cuántos baños hay en el lugar. Se dice que mínimo deben ser 4 por cada 100 personas.

Por otro lado, si su idea es quedarse en el hotel porque tienen familiares que vienen de afuera, pregunten qué tipo de alojamiento ofrecen, si hay descuentos por reservar varias habitaciones o una para ustedes como recién casados. 

Finalmente, dentro de la logística, es vital que se aseguren de que el sitio sea accesible para personas en situación de discapacidad. Por otro lado, si para ustedes es importante tener un matrimonio de estilo ecológico, añadan esta pregunta al listado: ¿cuentan con alguna política de reciclaje?

15. ¿Cuáles son las formas de pago y qué incluye el contrato?

Cuando ya hayan decidido cuál será su proveedor del lugar, soliciten el contrato y léanlo con detenimiento, si tienen dudas sobre alguna cláusula pídanles amablemente que se las resuelvan.

Los precios de cada servicio, los extras, las formas y los plazos de pagos deben estar claros para ambas partes. Es muy importante que lleguen a un acuerdo en el tema de cancelaciones por un evento de fuerza mayor o algo que ninguna de las partes puedan controlar.

Siendo así, pregunten: ¿cuál es el valor total y qué se necesita para realizar el depósito? ¿Ofrecen planes de pago? ¿Qué tipo de pago pueden aceptar: efectivo, cheque, tarjeta de crédito? ¿Cuál es su política de cancelación? ¿El lugar tiene su propia cobertura de seguro?

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Dónde encontrar el lugar para la recepción

Si no saben dónde hacer su búsqueda, qué les parece empezar por nuestra guía de empresas de recepciones para matrimonio, allí encontrarán diferentes profesionales que ofrecen este servicio. Podrán filtrar por departamento, número de invitados, tipo de cocina y menú. Además, tendrán la oportunidad de conocer las opiniones y recomendaciones de otras parejas que ya hayan contratado. 

Hacer una búsqueda online es una buena opción antes de acceder a una visita al sitio en persona, ver fotos, videos, las redes sociales y pedir un presupuesto les dará una idea más clara.

Con la idea clara del tipo de matrimonio que quieren tener pueden emprender la búsqueda del lugar, y con los anteriores consejos podrán ir reduciendo opciones para quedarse con el que cumple todos sus requisitos para la fecha más importante marcada en el calendario.