Un cronograma para matrimonio se prepara así de fácil

Ustedes deben tener claro antes del matrimonio cuál será el cronograma que seguirán ese día, es decir, las actividades que desarrollarán desde que se levanten hasta que finalice su evento y cuánto tiempo invertirán en cada una.

Lo anterior les servirá para seguir un orden y cumplir con todo el itinerario de matrimonio, sin retrasos. Aquí algunas recomendaciones para la construcción de su timeline de boda, no sin antes animarlos a que se registren gratis en Matrimonio.com.co no solo para que puedan recibir todas las novedades sobre la organización de la boda, también para que accedan a todas las herramientas digitales del portal.

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• 1. Cronograma: el minuto a minuto del día del matrimonio
• 2. ¿Por dónde empezar? ¡Por el principio!
• 3. Crear el cronograma para una boda
• 4. Socialicen el cronograma: alineen proveedores y colaboradores
• 5. Una persona encargada de apoyar las gestiones
• 6. Reglas a seguir para crear el cronograma
• 7. Infografía

1. Cronograma: el minuto a minuto del día del matrimonio

El cronograma de matrimonio se le conoce como “minuto a minuto” o itinerario para boda, el cual define las actividades que se deben realizar y el tiempo que tomará llevarlas a cabo.

La construcción de este esquema les permitirá también contemplar detalles que quizá habían perdido de vista y a su vez, servirá para que tanto proveedores como demás colaboradores estén alineados el día del evento.

2. ¿Por dónde empezar? ¡Por el principio!

Empiecen por tener en cuenta el tiempo que necesitan para organizarse y llegar a la ceremonia, pues esto determinará a qué hora debe dar inicio su día para cumplir ese primer momento.

Luego realicen una lista de actividades para la boda y recuerden incluir los tiempos de desplazamiento de un lugar a otro. Así mismo, añadan espacio para desayunar y/o almorzar con tranquilidad, un día tan agitado requiere una buena alimentación para ustedes y sus demás acompañantes.

3. Crear el cronograma para una boda

Tengan en cuenta que esta guía les servirá como cronograma de boda cristiana, religiosa o cualquier otra ceremonia que tengan en mente. Además, recuerden que si están trabajando codo con codo con un organizador de bodas debe ser a la primera persona que le consulten cuál será el itinerario de matrimonio para que les ayude a crear la línea de tiempo.

Dividan el día en momentos

Para facilitar el proceso, pueden dividir el día en esos “grandes instantes” y seguido de eso empezar a incluir dentro de cada uno las actividades que necesitan realizar. Por ejemplo:

• Preparación previa a la ceremonia
• Ceremonia
• Coctel de bienvenida y llegada de invitados
• Recepción y banquete
• Brindis y discursos
• Inicio de la fiesta y show
• Cierre de la celebración

Armen el esquema

La estructura de su cronograma de matrimonio puede contener en primer lugar una columna con el nombre del momento del día, luego una columna con la actividad a realizar, seguido de esto, la hora de inicio y finalización y, por último, una columna que incluya el responsable de dicha actividad.

Lo anterior les ayudará a que cada proveedor también esté al tanto de sus responsabilidades. 

Actividades que puede contener cada momento del día

Depende de cada tipo de matrimonio y de la forma en que tengan organizado su día, pero encontrarán algunas ideas de las actividades que puede incluir en su cronograma.

• Preparación previa a la ceremonia

Aquí pueden incluir: desayuno de la novia/novio, desplazamiento al lugar de donde se prepararán, maquillaje, peinado, sesión de fotos previas, snack o almuerzo, entrega del ramo a la novia, puesta del vestido y salida al lugar de la ceremonia.

• Ceremonia

Aquí pueden detallar: hora de llegada y entrada al lugar de la ceremonia, duración de la ceremonia y sesión de fotos de pareja al finalizar.

• Coctel de bienvenida y llegada de invitados

Aquí agreguen: la hora de salida hacia el lugar de la recepción, hora estimada de llegada de los invitados, tiempo aproximado en el que se servirá el coctel de bienvenida o los pasabocas (en caso de haberlos), tiempo de inicio de música en vivo (si la hay), etc.

• Recepción y banquete

En este espacio de tiempo incluyan actividades como: organización de los invitados en cada mesa, servicio de bebidas, hora del bufé o servicio a la mesa, espacio para el postre y más.

• Brindis y discursos

Para ese entonces ya debe estar cerrado el espacio de la comida y los invitados deben estar dispuestos a escuchar uno de los momentos más emotivos de la celebración. Incluyan un tiempo estimado para cada persona que intervenga en el discurso, y el tiempo total que durará el espacio.

• Inicio de la fiesta y show

Luego, asegúrense de establecer la hora en la que harán la apertura de la pista con su primer baile como esposos. Si tienen alguna coreografía o show especial preparado, recuerden hacer un cálculo aproximado del tiempo que tomará para que no se les haga demasiado tarde.

• Cierre de la celebración

Por último, añadan la hora en la que se cerrará la celebración, esto ayudará a que los proveedores estén alineados y puedan disponer de cada colaborador y sus actividades oportunamente.

Si esa misma noche se van a recoger elementos de montaje, agreguen la hora en la que se hará y la persona responsable.

4. Socialicen el cronograma: alineen proveedores y colaboradores

Una vez tengan construido su cronograma de boda religiosa o de otro tipo de ceremonia, socialícenlo con sus proveedores, familiares o colaboradores que estén participando de la organización para que ayuden a su cumplimiento.

5. Una persona encargada de apoyar las gestiones

Si no cuentan con una organizadora de bodas es clave que sí lo hagan con un familiar, amigo o persona de confianza, que sea el/la encargado/a de “hacer presión” en cada uno de los frentes de la organización, con el fin de que todo fluya sin ningún retraso que pueda empañar el matrimonio.

Esta persona deberá estar supervisando minuto a minuto que todo transcurra de manera oportuna, y se encargará de dar esas señales de alerta cuando vea que algo va fuera de los tiempos.

6. Reglas a seguir para crear el cronograma

Existen ciertos aspectos de su itinerario para boda que deben tener en cuenta para que puedan crear un cronograma exitoso que cumpla con los tiempos. 

• Tener clara la logística. Es decir, pensar en aspectos como: si se preparan en el mismo lugar de la ceremonia o no; si están separados el lugar de la ceremonia y la recepción; si tienen un first look deben contar con ese tiempo; la duración total de la ceremonia; si habrá alguna actividad o participación de miembros de la familia; cuánto tiempo estará el equipo de fotografía, DJ o banda, etc.
•  Comiencen desde cero. Utilicen como punto de partida el tiempo que durará la ceremonia y hagan una lista de los momentos que necesitan durante ese día: preparación, sesión de fotos, coctel de bienvenida, primer baile, etc., y cuánto tiempo llevará cada uno de ellos. Pueden tener como ejemplo plantillas de inspiración como la que encontrarán en el siguiente punto, pero lo mejor es que hagan el suyo desde cero porque cada cronograma de boda para recepción es distinto.
• Prepárense desde temprano. Indispensable que comiencen el día temprano porque recuerden que será un largo día y necesitan tiempo para prepararse (peinado, maquillaje, etc.), sesión de fotos previas a la ceremonia, entre otras.
• Dejen un margen de tiempo. Esto les ayudará a que si por algún motivo olvidaron incluir algo en su itinerario de matrimonio puedan contar con unos minutos extras de cada actividad para solventarlo.

7. Infografía ejemplo 

Les compartimos esta infografía del cronograma de boda como ejemplo porque les puede servir para tener su propio hilo conductor del evento: actividad y horario.

¡Manos a la obra! Comiencen con la construcción de su cronograma de matrimonio y no dejen que ningún detalle se les escape. Recuerden que el secreto de una celebración exitosa e inolvidable es una adecuada planeación que cuide hasta la más mínima peculiaridad. Tengan en cuenta también que disponen de un cronograma para organizar la recepción o fiesta de boda.