Cómo gestionar la confirmación de los invitados a la boda

Después de haber enviado las tarjetas de matrimonio a todos los familiares y amigos que han compartido con ustedes la alegría de la entrega del anillo de compromiso, seguro están esperando que cada uno les confirme su asistencia, no solo por la alegría de saber quiénes van a acompañarlos en su ceremonia y hasta que los despidan para su luna de miel, también para definir la distribución de las mesas, ajustar los platos del banquete y los recordatorios de boda, entre otros aspectos.

Les contamos cuáles son los tiempos recomendados para la confirmación de sus invitados y qué opciones tienen para hacerlo.

¿Cómo pueden confirmar?

Es importante que, en el diseño de tarjeta de invitación, incluyan los medios que están disponibles para que cada uno de sus invitados a la boda confirme la asistencia. Pueden hacerlo agregando las siglas RSVP, abreviatura en francés para: “Favor confirmar su asistencia” y poner seguidamente un número telefónico al que puedan llamar, preferiblemente de una persona de apoyo como un wedding planner o familiar al que hayan encargado con la tarea, pues posiblemente ustedes como pareja estarán ocupados en preparativos de la celebración, medidas del traje de novio, el vestido de novia sencillo o la decoración de salón para matrimonio o la prueba del banquete.

Otra opción es a través de su Web de Matrimonio, en especial si la invitación es digital o disponer de un correo electrónico al que los invitados puedan escribir.

¿Cuál es la fecha límite antes del matrimonio?

Lo ideal sería tener el número de invitados confirmados al matrimonio con un mes y medio de anticipación, para que logren coordinar detalles como número de platos, eviten los espacios vacíos y sepan realmente cuántos centros de mesa para boda van a requerir. Es importante verificar con su casa de banquetes, qué tanta anticipación solicita para confirmar la orden de servicio, normalmente es 15 días antes y tomar esto como su plazo último para tener respuesta de sus invitados.

¿Cómo pueden mantenerse en contacto?

Pueden apoyarse en la tecnología enviando un E-mail, una imagen de WhatsApp o creando un evento en redes sociales de manera privada, para recordarles a sus invitados lo entusiasmados que están de que los acompañen en su intercambio de argollas de matrimonio y lo mucho que esperan compartir con cada uno ese día. Esto ayudará a recordar la importancia de confirmar su asistencia.

¿Qué hacer si no confirman?

Si a pesar de tener los números y datos, haber mantenido el contacto con sus invitados, hay algunos que aún no confirman, lo mejor es enviarles un mensaje directamente por WhatsApp o una llamada telefónica informándoles que el plazo para la confirmación está llegando a su fin y que por cuestiones de logística necesitan saber si van a contar con su presencia o no.

Por experiencia de los wedding planner es normal que un 30% de los invitados no asistan a la celebración y de ahí la importancia de que puedan confirmarlos para evitar gastos innecesarios en el banquete o la decoración para matrimonio. Igual tengan en cuenta hacerles llegar a todos una nota con alguna frase de amor en la que expresan su agradecimiento por los buenos deseos en su nueva etapa.