Cómo elegir a un ‘wedding planner’: 8 cualidades que deben buscar

Si han llegado hasta aquí es porque definitivamente necesitan ayuda con la planificación de su boda. Deben saber que no son los únicos, de hecho, existe una industria entera que por años se ha dedicado a estudiar, implementar y perfeccionar la ejecución de matrimonios de todo tipo. 

Los wedding planners pueden ahorrarles tiempo, dinero y estrés, ya que se encargan de llevar a cabo de principio a fin la organización de la boda, tienen una estrecha y larga relación con los proveedores y su experiencia permite tenerlo todo bajo control.

Es así como, contratar a un organizador de bodas, es una decisión inteligente que vale por completo cada centavo. Para elegir al ideal, les recomendamos realizar una checklist, en la cual, yendo de lo macro a lo micro, puedan ir seleccionando a quienes realmente tengan la posibilidad de atender a sus necesidades. 

¡No se salten ningún consejo y les aseguramos que saldrán de aquí con su planificador! 

1. ¿Dónde encontrar a un wedding planner?: comiencen la búsqueda

En Colombia existen miles de planificadores de eventos especializados en cada tipo de boda que se puedan imaginar. Es por ello que, para esta guía, recomendamos que empiecen por analizar un selecto grupo de planners que se encuentren a su alcance y disposición, así, será más sencillo evitar distraerse con todas las opciones que hay en el mercado.

El primer paso es limitar la búsqueda al espacio geográfico de su boda. Esto lo pueden hacer fácilmente en diferentes plataformas que desglosamos a continuación: 

Comiencen a navegar en la guía de wedding planners que disponen en Matrimonio.com.co, donde podrán seleccionar el departamento o ciudad donde realizarán su celebración. Lo bueno de iniciar la búsqueda por este medio, es que la plataforma, de manera gratuita, brinda información sobre los márgenes tarifarios, los servicios específicos, qué tipo de matrimonios organizan y hasta cuántos invitados gestionan los organizadores.

Optimizando el tiempo que podrían durar en el teléfono haciendo cotizaciones. Asimismo, también encontrarán las reseñas de parejas que ya han contratado los servicios, con fotografías y calificaciones.

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Luego, también podrían dirigirse a las redes sociales como Instagram o TikTok, escribiendo en el buscador frases como Wedding Planners Quindío, o hashtags como, #BodasNariño. Esto además los ayudará a visualizar gráficamente el estilo de los planificadores. Ignoren aspectos como la cantidad de seguidores o likes y presten atención a la calidad de las fotografías o videos que postean; también servirá monitorearlos en estas plataformas por algunas semanas, para ver cómo llevan la planificación de otras bodas en la marcha.

Por último, revisen si tienen página web y conozcan su historia. Esto les dará un indicio del profesionalismo y entrega que tienen hacia su trabajo.

Otra forma de conocer e interactuar con los planificadores, es asistiendo a las ferias de bodas locales. Este tipo de exhibición generalmente se lleva a cabo todos los años y atrae a muchos proveedores de matrimonio confiables. No duden en preguntar tantos detalles como sea posible mientras visitan cada stand.

Si ya eligieron el lugar de la recepción, una buena idea será preguntar por los wedding planners que ya hayan trabajado con ellos. Por lo general, esto siempre resulta provechoso, ya que conocen al derecho y al revés los requerimientos y oportunidades de la locación.

De igual forma, estarán más que familiarizados con otros aspectos importantes como: la calidad del sonido en el salón o qué pasaría si llueve o si hace mucho calor. Esta persona podría sugerirles con propiedad cosas como agregar ventilación al presupuesto.

Por último, pero no menos importante, ¡pregunten a sus conocidos!, especialmente si se sintieron atraídos hacia los detalles de su boda. Pero, por favor, eviten aceptar recomendaciones de personas que no hayan tenido una experiencia directa con el planificador. 

2. Focalicen a los especialistas en su boda de ensueño

Sobre todo si su boda tendrá algún fuerte en particular, es importante que desde el principio busquen a quienes ya tengan experiencia con el tipo planificación que requieran. Por ejemplo, si es un matrimonio igualitario, un wedding planner con experiencia podrá saber qué proveedores, jueces y lugares se desempeñan en esta área y podrá evitarles situaciones indeseadas.

Asimismo, si son católicos, podrán guiarlos con el papeleo necesario; a los cristianos les presentarán lugares aptos para celebrar su ceremonia; si son judíos, el planificador sabrá perfectamente qué decoradores fabrican jupás ideales para ustedes, y así, con cada religión.

Para quienes deseen bodas de carácter opulento, lujosas e impredecibles, por ejemplo, en lugares históricos de su ciudad u otras planificaciones a gran escala, esto será de gran importancia, ya que se necesitan desde permisos especiales, hasta requerimientos fiscales y bancarios con los que ellos cumplirán. En esta misma línea, si necesitan seguridad especial para sus invitados, de seguro lo tendrán cubierto.

También deben considerar el estilo de boda que desean: elegante y clásica, informal en la playa, una boda destino, una temática definida con princesas y carruajes, bodas atípicas con decoración y vestidos que no sean blancos, etc. De igual forma, si no quieren protocolos y necesitan ideas para llevar un matrimonio simbólico, elegir un especialista nupcial les facilitará toda planificación. 

Ahora sí, con esta primera fase de búsqueda, podrán crear una lista más reducida de profesionales para la organización de su matrimonio. 

3. Tengan un primer acercamiento con los planificadores

Tomen la lista que acaban de hacer y empiecen a agendar reuniones con cada planificador para realizar las cotizaciones y algunas otras preguntas que les ayuden a averiguar si es el correcto. Recomendamos que más que una llamada telefónica, concierten una cita presencial, o al menos, una videollamada, para que puedan observar cómo se desenvuelven los tres juntos. 

Antes que nada, deben asegurarse de que el planificador esté disponible para el día de su boda. Luego, exprésenle su presupuesto e indíquenle si es flexible o estricto. Aunque, usualmente, ellos envían estas cotizaciones por correo luego de estimar los detalles, es de gran importancia que, en este día, les aclare si es posible trabajar con este presupuesto y lograr un evento como el que ustedes desean. Ellos de antemano lo sabrán gracias a su experiencia.

También es importante que vayan con una lista de preguntas para el wedding planner. Escriban todo lo que necesiten y les brinde tranquilidad conocer. En los puntos siguientes les damos algunas ideas de lo que pueden cuestionar. Por último, permitan que ellos también hablen y les hagan todas las preguntas que necesiten. Anímenlos a darles opciones que se adapten a su boda ideal; después de todo son los expertos en el tema. 

A este punto ya deberían tener un panorama más claro acerca de lo que pueden esperar de los planificadores y su oferta de valor. Pero... ¡esperen!, sólo están a mitad de camino.

Hay otros aspectos cualitativos, que quizás son los más importantes, para que esta relación contractual se lleve con éxito. Recuerden que será alguien que estará presente en sus vidas durante muchos meses y de quien, en parte, dependerá que se eviten discusiones por la boda. En este orden de ideas, los animamos a realizar una lista de no negociables en un wedding planner, para tomar mejores decisiones. 

Estas son otras de las cualidades que deben mirar en sus candidatos.

4. Evalúen su capacidad de comunicación e inteligencia emocional

Esto lo podrán ver desde el primer instante en que interactúen entre sí. Ellos les enviarán un plan de trabajo que incluye el cronograma, los proveedores y el presupuesto final. Analicen si prestaron atención a los pequeños detalles que les comentaron durante la reunión, si los llama por su nombre de preferencia, si habla en plural o singular, si saluda y se despide apropiadamente, etc. 

De igual manera, es importante que definan la forma en la que se comunicarán. Por ejemplo, si ustedes no les agradan las notas de voz, pero el planner las envía todo el tiempo, deben conversarlo desde el principio. También, si prefieren hablar todo cara a cara o vía email.

Algunas preguntas que pueden hacer son:

• ¿Cómo maneja la situación en caso de que nuestros padres o demás familiares quieran contactarlo para hacerle sugerencias?
• ¿Tendremos acceso a reuniones periódicas o informes para saber cómo va la gestión?
• ¿Qué debemos hacer o qué espera usted de nosotros?
• ¿Puede lidiar con la emotividad, discusiones o cualquier situación de carácter emocional?
• ¿Cuál ha sido su pareja favorita? ¿Qué características tenían?

Es importante que los tres sean compatibles en este aspecto para que puedan llevar todo a cabo, sin contratiempos.

5. La confianza es la clave en toda relación

De ninguna manera intenten forzar la relación con un wedding planner. Puede pasarles que luego de enamorarse del estilo y reputación que maneja en redes sociales, cuando lo conocen en persona, su intuición les dice que ‘algo no cuadra’. Si esto sucede, no traten de convencerse de lo contrario.

Recuerden que este personaje manejará gran cantidad de responsabilidades de su economía, e inevitablemente, de una forma u otra, se terminará empapando de sus intimidades familiares. Es importantísimo que ustedes sientan que es una persona en la que pueden confiar. Sean perspicaces y evalúen si es alguien con quien realmente desean pasar meses de sus vidas, compartiendo sus momentos más íntimos y felices. Antepongan esto a las decisiones financieras.

Las preguntas que pueden hacerse a sí mismos son: ¿Se sintieron poco especiales durante su primer encuentro? ¿Serían amigos de esta persona en la vida cotidiana? Y es que aunque es posible que no terminen siendo los mejores amigos de sus planificadores, eso les habla de que tan cómodos pueden sentirse con esta persona en sus vidas.

También, pueden preguntarle directamente: ¿en qué se diferencian sus servicios al resto? Ya que con esto no buscan saber si tiene mejores proveedores o una maestría en organización de eventos, querrán entender qué tanto apoyo, honestidad, respeto y empatía estará dispuesto a ofrecerles.

6. Tener buen gusto es un must have

Aunque el organizador no es un decorador, es muy importante que tenga un alto sentido de la estética. No debería limitarse a cumplir con sus órdenes, debe estar propuesto a diseñar su boda de ensueño y, por supuesto, saber lo que hace; tener la capacidad de traducir las ideas de sus cabezas, logrando dirigir de forma oportuna al encargado de la decoración.

Esto no sólo lo podrán notar a través del estilo que maneja en sus redes sociales, también será a través de las sugerencias e ideas que les presente; o, por ejemplo, en particularidades como su presentación personal, el estilo que utiliza en su branding y en el diseño de sus otras bodas.

Preguntas:

• ¿Cuál ha sido su boda favorita y qué incluyó?
• ¿Ha planificado bodas como la que queremos? ¿Qué nos aconseja tener en cuenta?
• ¿Cuáles son las últimas tendencias en nuestro tipo de boda?
• ¿Nos puede guiar desde la elección de colores hasta la elección de la música?

7. Capacidad de coordinación y gestión financiera

El panificador no deberá equivocarse con los números, por el contrario, debe contar con habilidades financieras para optimizar el presupuesto. La manera en que presenta sus facturas y cotizaciones mostrará qué tan hábil es en estos aspectos. No se incomoden si desea dejarlo todo por escrito, ya que esto habla de que es una persona que sabe lo que hace y no da espacio a errores.

Pregúntenle:

• ¿En qué sugiere escatimar en gastos y en que no?
• ¿En cuántas matrimonios u otros eventos estarán trabajando simultáneamente?
• ¿Tiene un equipo que lo apoye en este proceso o solo es usted?
• ¿De qué manera se realizan los pagos? ¿Qué medios de pago acepta?
• ¿Dentro del presupuesto está un fondo para emergencias de última hora?
• ¿Qué imprevistos o gastos extras es posible que se presenten?
• ¿Tiene convenio con algunos proveedores que nos ahorren gastos?
• ¿Qué NO incluye? (indicar cosas como la redacción de invitaciones u otros pequeños detalles)
• ¿Hasta cuándo podemos confirmarle si decidimos trabajar con usted?

8. Altísima atención al detalle

No será difícil identificarlo. Si en algún momento piensan: “¿En serio se acordó de que dijimos eso?”, allí estará la respuesta.

Esto les dirá que tiene la capacidad de ser una persona organizada y de percibir todo lo que pasa a su alrededor. La idea no es preguntarle directamente si tiene esta habilidad, ustedes se darán cuenta si el profesional pregunta cosas tan simples como: ¿toleran los olores fuertes?, ¿hay algún requerimiento en los platillos, por ejemplo, para personas diabéticas o veganas?, ¿disfrutan de cualquier tipo de música o prefieren algo en particular?, ¿qué definitivamente no va con ustedes?, ¿hay alguna situación familiar que requiera de mi atención (discapacidades, divorcios, etc.)?

También lo notarán cuando les brinde una guía en aspectos muy personales como en la elaboración de sus votos matrimoniales, o que la novia “lleve algo azul”.

Mejor dicho, para apreciar si el planificador tiene una buena atención al detalle, será necesario dejarlo hablar, preguntar y proponer. 

¿Qué debería evitar los wedding planners? 

Aunque el planificador debe tener cierta autonomía y flexibilidad para hacer llamadas y brindarles opciones (después de todo lo contratan para ahorrarse algo de tiempo), esta persona jamás deberá tomar decisiones por ustedes sin su consentimiento. 

No deberá prohibir o imponer cualquier elemento de la boda. Si algo no es de su preferencia, está bien que les manifieste los pros y contras, pero de ninguna manera los limitará. Asimismo, existen muchos casos donde los seres queridos querrán poner su 'granito de arena', ya sea haciendo el pastel o bordando el velo de la novia; cual sea el caso, el organizador deberá tener la suficiente paciencia, ya que se trata de un familiar y no otro proveedor.

La sensibilidad no es negociable. Los wedding planners profesionales saben todo el sentimentalismo que hay envuelto en un matrimonio; saben que las familias no son perfectas, y que, aunque no se trata de su trabajo, muchas veces puede encontrarse en situaciones donde deberá actuar como soporte emocional. Esto no le debería molestar en ningún caso. Debe ser un tranquilizador que les haga sentir que, al final del día, todo saldrá mejor de lo planeado.

Estos fueron nuestros consejos para que elijan a su wedding planner ideal. Háganlo con tiempo, no se abrumen ni se desesperen, les aseguramos que hay alguien allá afuera que está dispuesto a darlo todo para que tengan el mejor día de sus vidas. Desde ya ¡les deseamos toda la suerte del mundo con esta tarea!