Cómo hacer la lista de invitados para una boda
Una de las tareas que más puede estresar es la definir la lista de invitados de boda y bueno, es normal considerando que no es algo sencillo. ¿Quieren algunos atajos para que no se les convierta en una misión imposible? ¡Tomen nota!
La lista de invitados para boda quizás sea una de las tareas que más los puede poner a pensar, pues no quisieran dejar a nadie por fuera para que los acompañe en ese día tan especial, pero en ocasiones las circunstancias siempre hacen que algunos no puedan asistir.
Crear la lista de invitados es su punto de partida, por ello es importante que se coloquen manos a la obra para que cuando la tenga clara puedan definir el lugar, la cantidad de comida que necesitan y otros detalles de la planificación. Así que, para que no se les convierta en un dolor de cabeza les compartimos los siguientes consejos.
Y para que puedan acceder a todas las herramientas con las que cuentan en el portal como el organizador de invitados, el presupuestador, la agenda de tareas (y más) o tener acceso a todas las ideas, los animamos a que se registren en Matrimonio.com.co de manera fácil para que comiencen a disfrutar de todas estas ventajas para organizar su boda.
1. Escriban una lista con todas las personas que les gustaría invitar
La lista de invitados de boda comienza por soñar en grande, es decir, anotando todos los nombres de aquellas personas que les gustaría que los acompañaran o de los que tengan buenos recuerdos: siéntense juntos tomen papel y lápiz o creen una hoja de excel.
Al crearla comiencen por su familia inmediata (papá, mamá, hermanos, sobrinos/as) y los amigos cercanos, esto quiere decir que van desde lo más próximo trabajando hacia afuera. Por ejemplo, compañeros de universidad, de infancia o, incluso, de algún primo lejano que hayan conocido hace poco y que les haya caído muy bien.
En esta primera fase dense el gusto, aunque tengan claro que deberán recortarla, quizás más adelante tengan la opción de invitar a alguien más, y es ahí cuando esta lista de sus sueños entra en juego, pues si apuntaron ese nombre es porque de alguna manera lo consideran especial.
2. Separen los invitados de acuerdo a su nivel
Esto es: un grupo de personas que son imprescindibles que estén en su matrimonio acompañándolos. Dicho de otra manera, son las personas que sí o sí deben invitar (con los que se mantendrán firmes), los no negociables. A este conjunto le pueden asignar el nombre que deseen para separarlos de los demás posibles invitados.
Las demás personas de la lista podrían recibir una invitación solo para la ceremonia o la cena, si el espacio del lugar y su presupuesto lo permite, no tengan miedo de hacer esto.
3. Dediquen tiempo, pero pongan una fecha límite
Bien saben, se necesita más de un día para tener una lista de invitados definitiva y, además, es recomendable tomar esta decisión con suficiente tiempo. Primero, tendrían que enviar cuanto antes las invitaciones, pedir la confirmación de sus invitados y empezar a acercarse más al volumen de asistentes que tendrá su celebración.
Con lo anterior presente pongan una fecha tope o deadline prudente para esta tarea, tomando en cuenta el tiempo real que los va a llevar emprender ciertas decisiones que derivan de ella, con relación a la fecha de su matrimonio. Por ejemplo, si deben confirmar el número de cupos del salón con seis meses de antelación, la lista definitiva debe estar completa al menos un mes antes, dejando un espacio para las confirmaciones.
4. Tengan en cuenta su presupuesto
Cada asistente cuesta dinero y si su presupuesto es limitado, a lo mejor querrán contar con pocas personas para ahorrar unos cuantos pesos que prefieran invertir en otros detalles de su matrimonio.
Consulten y coticen los paquetes que ofrecen sus proveedores y decidan qué tanto están dispuestos a pagar. De esta forma podrán ir limitando el número de invitados en el que les gustaría mantenerse y tendrán una base a partir comenzar a elegir.
5. Consideren el tipo de celebración
Lo siguiente que deben empezar a preguntarse es cuáles de los formatos para matrimonio se ajusta a lo que están pensando.
Recuerden que decidir el lugar y tener una lista de invitados son factores que están relacionados. Y, aunque no tengan la ubicación exacta de dónde realizarán su matrimonio, pueden partir del tipo de celebración que desean tener: ¿En una finca, en una playa o un elegante salón de eventos? ¿Cuántas personas podría alojar el lugar de sus sueños?
Otro ejemplo que pueden tomar como partida es: si optan por una boda íntima o de destino (destination wedding), quizás solo necesiten los invitados imprescindibles e innegociables que hicieron en el punto número 2 de este artículo.
Traten de no sentirse culpables si alguien queda por fuera, recuerden que cuentan con el dinero que consideraron adecuado para su matrimonio, además, después del gran evento pueden organizar un fiesta íntima para que puedan celebrar con las otras personas.
6. Pidan ayuda a sus padres
En algunos casos los padres ayudan a asumir parte de los gastos, así que si es su caso es importante que tomen en cuenta su opinión a la hora de armar la lista. Pueden pedirles a ellos que les pasen una propuesta con los familiares y amigos que ellos desearían ver en el matrimonio y que, a su vez, los dividan en subgrupos por orden de importancia, dejándoles un margen de maniobra.
De esta forma los hacen partícipes, pero siguen siendo ustedes quienes tomen la última decisión de quiénes sí y quiénes no. Además, seguro ellos tienen más presente a miembros importantes de la familia o allegados que hayan tenido un valor significativo en su vida.
7. Depuren, depuren y depuren
Armen una gran lista a modo de borrador entre ambos y categoricen los nombres que la componen, bien sea con un color o palabra clave que les indique la proximidad y relación que tienen con ellos. De esta forma pueden identificar de inmediato aquellos amigos o familiares cuya presencia es fundamental frente a aquellos que su participación es secundaria.
Si se les extiende el listado más de la cuenta, por ejemplo, pueden preguntarse si es más importante para ustedes que vaya esa amigo/a de la infancia que no ven hace más de dos años, frente a ese compañero/a del trabajo con quien han venido cultivando una buena relación hace algunos meses.
Tengan presente sus prioridades y vayan descartando a quienes no consideren indispensables o fundamentales. Pregúntense, ¿cambiaría en algo el matrimonio si determinada persona no asiste?
8. Establezcan “reglas” o guías para invitar
Si por presupuesto y tamaño del lugar tomaron algunas decisiones sobre la lista de invitados de boda, también deben tener en cuenta otros detalles que les ayudarán a tener la definitiva o real. Por ejemplo, establecer “normas o reglas” para saber a quién invitar y a quién no, para ello pueden basarse en temas como: (1) si solo quieren una boda para adultos -sin niños-, no deben sentirse mal por esta preferencia; (2) si hace más de dos años que no hablan con alguno de su lista, pueden renunciar a enviarle una invitación; (3) evitar culpabilidades y cumplir solo por compromiso, bien porque es conocido de otros amigos/as o porque los invitó a su matrimonio. Las “reglas” les ayudarán a afinar su criterio de selección.
9. Consideren nuevos movimientos en su lista
Es posible que su primer borrador se modifique, pues cuando comiencen a enviar las invitaciones y notificar las confirmaciones, se encontrarán con que algunos no podrán asistir. Los espacios que se creen son una buena oportunidad para preguntar a aquellas persona que les hubiera gustado que los acompañara si hubiesen tenido espacio en la primera selección que hicieron.
Apóyense en su primera lista original y trabajen juntos para definir a quién más podrían incluir para enviar las tarjetas de matrimonio a tiempo, evitando que la situación quede como que están recurriendo a ellos por descarte.
10. Apóyense en el organizador de invitados de Matrimonio.com.co
¿Les preocupa perder su primera lista de invitados de boda en Excel? ¿Se preguntan como hacer una lista de invitados en Word? Esto no debería ser motivo de intranquilidad, pues en este portal cuentan con una herramienta online gratis muy útil: el organizador de invitados.
¿Dónde la encuentran? Al registrarse en Matrimonio.com.co verán en la parte superior de la web una pestaña llamada “Mi Matrimonio” y dentro de ella las herramientas digitales, entre ellas “Invitados”.Lo primero que deben hacer es crear su lista manualmente, aunque también pueden – si cuentan con una hecha en otro medio – importarla desde su E-mail o desde una tabla de Excel.
Después comienza la acción. A través de esta aplicación pueden dividir a los invitados en diversas categorías como: “compañeros del trabajo”, “amigos del novio/a”, “familiares”, etc.; desde allí tendrán la opción de “solicitar confirmación” e incluso asignarles un menú, algo fundamental si alguno de ellos sigue alguna dieta estricta o tiene alguna alergia.
Como si fuera poco, también pueden armar su seating plan a través de la aplicación. Es muy sencillo, crean el esquema básico de las mesas y empiezan a acomodar a sus amigos y familiares en cada una de ellas. ¿Quieren más? Pues bien, tanto la lista como el esquema del banquete puede ser modificado cuantas veces deseen, sin contar que hay una versión móvil para que lo tengan siempre a la mano.
Un plus: ¡pueden tener la lista de invitados de boda para imprimir y seguirlo el día del matrimonio! Luego deberán saber cómo gestionar la confirmación de los invitados para que esta tarea quede al completo.
¿Todavía consideran que crear la lista de invitados de boda es una misión imposible? Seguro que no. Recuerden los pasos básicos para hacerla y no se sientan culpables si por motivos personales algunos quedarán por fuera, siempre existe la opción de una transmisión en vivo o mensajes con cariño para comunicar su decisión a quienes consideren.
