Cómo organizar un matrimonio: los pasos imprescindibles

Planear una boda puede convertirse en una fascinante aventura o en una completa pesadilla, dependiendo del camino que elijan para hacerlo. Si buscan que sea la primera opción (¡seguro que sí!), entonces el consejo es que desde el día uno se organicen, listen las tareas a realizar, elijan tiempos, responsables y un presupuesto estimado para cada ítem.

Por eso, con el objetivo de que no se les escape ningún detalle, hemos construido una lista de cosas sobre cómo organizar una boda que deberían tener a mano si quieren conseguir una planeación exitosa. Lo primero será registrarse en Matrimonio.com.co para que puedan aprovechar todas las herramientas que necesitan para hacer de su celebración una realidad. ¡Tomen nota!

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Lista de tareas para planear una boda

1. Elegir la fecha

2. Establecer el presupuesto

3. Elegir el estilo para la celebración

4. Definir el tipo de ceremonia

5. Reunir documentación para trámites

6. Crear lista de invitados

7. Diseñar la web de matrimonio

8. Encontrar el lugar para la recepción y selección de catering

9. Empezar a buscar principales proveedores

10. Planeación de la luna de miel

¿Cuánto tiempo se necesita para planear una boda? ¡El timing perfecto!

• De 10 a 12 meses
• De 7 a 9 meses
• De 4 a 6 meses
• Cuando falten 2 a 3 meses
• A 1 mes
• A 2 semanas
• ¡Última semana!
• Un día antes

Lista de tareas para planear una boda

1. Elegir la fecha de la boda

Antes de saber cómo planear un matrimonio, recuerden que el tiempo que necesitan para organizar una boda depende de si lo hacen a un año o menos, aquí nos centramos en una programada a 12 meses. 

Lo que se requiere para una boda es tener una fecha tentativa para casarse porque esto permitirá que puedan realizar cotizaciones más aterrizadas, comprobar disponibilidad de los sitios de una forma más exacta y realizar reservas oportunas que les eviten dolores de cabeza.

El día sábado es el más demandado, pero si un solo día no es suficiente, entonces atrévanse a tener una boda de dos días o tres (en puente festivo). Programen el evento con tiempo, busquen ayuda de proveedores expertos en este tipo de celebración, definan un código de vestuario y planeen un buen cronograma para sus familiares y amigos.

Recuerden que en estas celebraciones de boda de dos días también son muy importantes los espacios de descanso o actividades libres.

Los matrimonios en domingo no son los más comunes, pero tienen muchas ventajas como, por ejemplo, la posibilidad de iniciar la celebración desde la mañana y hasta el final del día. Suele haber más disponibilidad, las bodas de domingo son algo informales, más familiares y versátiles.

Para definir la mejor fecha para casarse en Colombia, bastará con que tengan en cuenta tres recomendaciones:

• 1) Temporada de lluvias en la región en la que realizarán el matrimonio; si es que quieren que se lleve a cabo alguna actividad o ceremonia de boda al aire libre.
• 2) Elijan una fecha que represente algo especial para ustedes, lejos de las tendencias y altas demandas, lo más importante será el significado que esta tenga para los dos.
• 3) Si se trata de una boda destino, tengan en cuenta los puentes festivos, pues en estas fechas los tiquetes de avión, hoteles y otras reservas, suelen ser más elevados. Evalúen si está dentro de su presupuesto.

2. Establecer el presupuesto

Este es uno de los puntos más esenciales que hacen parte de cómo organizar una boda paso a paso, pues es el que definirá cuál será el alcance del evento a nivel de invitados, decoración, montaje, ceremonia y tipo de celebración.

Tengan en cuenta que los costos de trámites y requisitos para poder casarse también deben incluirse en su presupuesto. Por ejemplo, el matrimonio civil es considerado el más económico y fácil de tramitar.

Pero ¿cómo ahorrar plata en el matrimonio? Para realizar una boda económica y bonita, busquen reducir costos en diferentes rubros, por ejemplo: la decoración (comprando flores de temporada o locales); el banquete de matrimonio (eligiendo platos deliciosos, pero con menos tipos de proteína); o seleccionando una fecha para casarse en temporada baja o un día de la semana poco demandado. 

Utilicen el presupuestador de Matrimonio.com.co para no excederse en los gastos o encontrarse con sorpresas desagradables en lo que tiene que ver con el presupuesto de la boda, lo ideal es que hagan sus cálculos y cotizaciones de una forma organizada. Aprendan a usar esta herramienta y sáquenle todo el jugo, verán lo útil que es tener todo bajo control y desde sus celulares.

Descubran un organizador de bodas en su ciudad

3. Elegir el estilo para la celebración

Además de ser la oportunidad para celebrar el amor y su unión, la celebración de matrimonio se convierte en un espacio ideal para compartir un poco de su esencia como pareja, a través de la elección de pequeños detalles que lleven su sello personal.

Otro de los pasos que les ayudará a entender cómo organizar una boda es definir cuál será el estilo de matrimonio que van a tener. Si no lo tienen claro, aquí un resumen con las ideas que cuentan.

• Boda estilo tradicional. Consiste en una boda clásica, conservadora y formal. Por lo general, se trata de una boda religiosa con una posterior celebración nocturna, acompañada de una decoración sobria y una cena. 

• Boda estilo rústico. Este tipo de bodas se caracterizan por incluir en su decoración elementos de madera, algunos con acabados rústicos, trozos de madera recién cortados, plantas, ramas, mimbre, flores silvestres, entre otros. 

• Boda estilo eco-friendly. Los protagonistas de este estilo de boda son los elementos que sean amigables con el medio ambiente, como la decoración de boda con objetos reciclados o biodegradables, y otros elementos con bajo impacto ambiental. 

• Boda estilo campestre. Lo más normal es que se realice en una finca, hotel campestre, hacienda para bodas o casa de campo, pues son estos los escenarios ideales para disfrutar de un ambiente rodeado de naturaleza. En la decoración suelen incluirse elementos de madera, flores de temporada y luces colgantes en árboles.

• Boda estilo elegante. Similar al de las bodas tradicionales, pero no se conforma solo con los elementos clásicos, sino que busca destacar la exuberancia y opulencia en cada detalle. Son celebraciones en las que reina la etiqueta y el protocolo, los elementos de decoración suelen ser en tonos neutros y se incluyen los metalizados como el dorado y el plateado. Y en cuanto a la etiqueta puede ser más rigurosa: traje frac o esmoquin para los hombres y vestidos largos para las mujeres.

• Bodas temáticas. Son versátiles y se adaptan perfectamente a cualquier preferencia. En ellas se busca dar vida a una cultura o concepto en particular, de acuerdo con la elección de pareja. Se vale inspirarse en viajes, pasiones, películas y hasta gustos musicales.

• Bodas estilo industrial. Combina elementos de hierro con madera y formas muy modernas que son las predilectas de las parejas jóvenes. Mezcla diferentes texturas y materiales que le dan un look minimalista. Se organiza en espacios como bodegas, galerías de arte o terrazas.

• Boda estilo místico. Tienen una esencia espiritual, fantástica y propia de la astrología. Buscan conectar con sus invitados a través de las vibraciones energéticas, y es por esto que cada detalle de la decoración cuenta. Se pueden incluir cuarzos, piedras, plumas y mensajes espirituales. 

• Bodas estilo tropical. Es un concepto ideal para celebraciones de matrimonio al aire libre, ya sea en una terraza, un campo abierto o junto a la playa y hasta en un salón de eventos para bodas. Se caracteriza por un ambiente informal, incluir arreglos florales coloridos, frutas tropicales, y un catering con mariscos.

• Bodas vintage. Evocan nostalgia y tiempos pasados. Incluyen elementos característicos con detalles que conserven su estética envejecida en materiales como madera natural o pintadas con tonos pasteles. Otros aspectos como la música, los recordatorios, los centros de mesa y hasta las bebidas suelen estar alineados con el concepto.

Descubran todos los estilos de matrimonio al completo para que amplíen información y puedan tomar la mejor decisión.

4. Definir el tipo de ceremonia

Las opciones para casarse en Colombia son muchas, empezando por los tipos de boda y, a su vez, los formatos dentro de los cuales se puede desarrollar. Elijan la que más los represente, la que vaya acorde a sus creencias, estilo de vida y necesidades.

• Matrimonio civil. Se formaliza en una notaría, sin regirse por ninguna norma religiosa. Solo deben buscar un servicio notarial a domicilio o bien, una cita en notaría para realizarlo. Algunas notarías del país ya ofrecen el servicio de matrimonio civil virtual. 

• Matrimonio religioso. Se desarrolla en el marco de la fe que ambos practican. Puede hacerse bajo la religión católica, cristiana u otra. Dependiendo de la que elijan, el matrimonio tendrá o no validez legal. Una boda cristiana necesita la legalización ante una notaría, previo de la ceremonia religiosa. Para las bodas católicas es primordial cumplir con requisitos como el expediente matrimonial y cursillo de pareja.

• Matrimonio igualitario. El matrimonio entre parejas del mismo sexo es legal en Colombia desde 2016, y para que tenga validez debe hacerse a través de una boda civil. También puede realizarse a través de una ceremonia simbólica o unión solemne en la que ambos pacten cuales serán sus deberes, derechos y promesas para su nuevo hogar.

• Matrimonio simbólico. No tiene validez legal y consiste básicamente en una unión de matrimonio espiritual en la que las energías y el amor son protagonistas. Puede realizarse la ceremonia de la arena, liberación de mariposas, rito de la luz, entre otras. Perfecta para quienes prefieren una celebración al aire libre o junto a la playa.

Formatos de matrimonio

• Boda destino. Se trata de una boda que se realiza fuera de la ciudad o país de residencia de la pareja. En este tipo de matrimonios se suele ofrecer una agenda completa de 2 o 3 días, en la que se consigue que todos los invitados se integren.

• Boda de escapada o elopement. Se trata de organizar un matrimonio sencillo sin invitados, en el que solo esté la pareja, la persona oficiante de la ceremonia, y un videógrafo o fotógrafo que se encargue de registrar los mejores momentos. 

• Bodas petite o boutique. En este formato de matrimonio son los protagonistas el lujo, el arte, los detalles y la creatividad. Se busca brindar una experiencia especial a cada invitado, de principio a fin, razón por la cual la lista de asistentes no suele ser muy amplia.

• Microbodas o microweddings. Es una boda reducida en la que la lista de invitados no excede las 20 personas. Debido a su alcance puede prepararse con poco tiempo de antelación.

En nuestro portal encontrarán más información sobre los tipos de formatos para matrimonio que existen para que puedan elegir el más conveniente para ustedes.

5. Reunir documentación para trámites

Uno de los pasos prioritarios sobre cómo planear un matrimonio y con el que deben avanzar cuanto antes para que reúnan a tiempo todos los papeles.

Para el matrimonio civil existen diferentes documentos que les pueden solicitar dependiendo del estatus de los interesados, es decir, si es una persona viuda, con hijos o extranjera, u otro. Siendo así, los principales serán: presentación de solicitud de matrimonio, fotocopias de documentos de identidad, copias autenticadas del Registro Civil de Nacimiento, entre otros. 

Por su parte, para el matrimonio católico la situación pueden variar según las circunstancias y los requerimientos de cada arquidiócesis. En general, puede casarse por la iglesia cualquier persona que cumpla con los requisitos y trámites para matrimonios católicos en Colombia, en los que les podrán solicitar: partidas de bautismo, fotocopia de cédulas, certificado de curso prematrimonial, entre otros.

6. Crear lista de invitados

Los preparativos para una boda incluyen también crear la lista de invitados, pero para poder crearla (sin morir en el intento) se necesitan unas pautas claves.

¿Cómo hacer la lista de invitados a la boda? Empiecen soñando en grande, e incluyan en esta primera versión los nombres de todas esas personas que quisieran que los acompañaran. Será importante también establecer una fecha límite para tenerla a punto. Una vez tengan en la mano su lista tentativa, empiecen a aterrizarla, teniendo en cuenta el presupuesto con el que cuentan y el estilo que desean.

Depuren, depuren y depuren. Antes de caer en diferencias de pareja, discusiones o desacuerdos, tengan muy claras sus prioridades, y sean coherentes frente a la importancia de asistencia de algunas personas.

Recuerden que más allá de todo, lo más importante será contar con esas personas realmente cercanas a ambos. Pregúntese: ¿cambiaría en algo la celebración si “X” persona no asiste? Despejen todas sus dudas ampliando la información en cómo crear la lista de invitados de matrimonio.

7. Diseñar la web de matrimonio

Las redes sociales y los contenidos web han trascendido todo tipo de escenarios, convirtiéndose ahora también en las herramientas y canales de comunicación perfectos dentro de la etapa de planeación y preparación de eventos, por lo que las bodas no son la excepción. 

La web de matrimonio se convierte en un espacio online con infinitas posibilidades. No solo funciona como un canal de comunicación oficial para todos los invitados, también permite centralizar actividades y recomendaciones alrededor del evento.

¿Qué podrán hacer en la web de matrimonio? Tienen infinidad de posibilidades a la hora de crearla. Para empezar, personalizar los colores, diseño, secciones, y agregar incluso un mensaje especial en la página de inicio.

Por su parte, en cuanto al contenido, pueden agregar datos como la fecha, hora y lugar del evento, código de vestuario, recomendaciones de hoteles para quienes vienen de afuera, lista de regalos, entre otros. Además, podrán enviar el save the date a sus invitados y hacer, en tiempo real, encuestas y actividades.

Diseñen la web de matrimonio con estos sencillos pasos, y empiecen a compartir todos los detalles de la celebración con sus seres queridos.

8. Encontrar el lugar para la celebración y contratación del catering

Una vez tengan su lista de invitados, sepan el tipo y estilo de celebración, podrán pasar al siguiente paso sobre cómo organizar un matrimonio: elección del lugar del evento y el catering.

Soliciten cotizaciones, visitas y pruebas. Accedan al directorio de Matrimonio.com.co que cuenta con profesionales especializados en matrimonios en Colombia. Pueden filtrar por ciudad y tipo de servicio, y solicitar una cotización gratis a los proveedores de su preferencia.

Para la elección del lugar de la celebración háganse algunas preguntas claves: ¿Cuenta la disponibilidad para la fecha de la boda? ¿El estilo del lugar va acorde con el del matrimonio? ¿Tiene una buena ubicación y/o es de fácil acceso para los invitados? ¿Cuenta con parqueadero? ¿Tienen espacios con buena ventilación? 

Por su parte, para la elección del catering deben verificar si es posible hacer una prueba del menú para matrimonio, revisen la presentación y estilo de servir, las cantidades, los tipos de plato que ofrece cada proveedor, los costos extras y la disponibilidad del servicio para el día de la boda.

Recuerden ser incluyentes y tener en cuenta los gustos y restricciones de todos sus invitados.

Por último, es fundamental que desde el primer momento conozcan cuáles son las formas de pago, condiciones de uso del espacio y prestación de los servicios, depósito o garantías. Con cada proveedor debe haber un contrato en el que conste cada detalle.

9. Empezar a buscar principales proveedores

Detrás de todo gran matrimonio sin duda hay un maravilloso equipo que se encargó de hacer realidad cada detalle que la pareja soñó. Además, tienen la capacidad de hacer ver aspectos que quizás se habían pasado por alto. ¡La experiencia no se improvisa!

Tengan claro qué quieren e inicien su búsqueda. Con los datos básicos vistos en los puntos anteriores sobre cómo planear un matrimonio, ya tendrán lo que necesitan para empezar con la búsqueda de sus proveedores. Hagan una preselección inicial, empiecen a solicitar cotizaciones, citas o reuniones virtuales y visitas a los lugares que lo requieran.

Concreten servicios y hagan contratos. Una vez sientan que han encontrado al proveedor ideal para cada ítem, formalicen sus servicios, comprueben disponibilidad, hagan acuerdos de pago, y firmen un contrato que dé fe de todo esto. 

¿Tendrán wedding planner? Planear una boda es muy emocionante, pero también puede convertirse en una experiencia algo estresante debido a la inexperiencia, la cantidad de tareas que se deben atender y que pueden parecer infinitas. Así que, si cuentan con poco tiempo y su presupuesto se lo permite, lo mejor será contar con la ayuda de una persona experta que sea el apoyo, guía y responsable de que todo salga perfecto.

• Decoración y flores. Aquí deberán elegir junto a su proveedor qué estilo decoración desean y el tipo de flores que, según temporada y costos, engalanarán cada espacio del matrimonio. ¿Flores preservadas? ¿Flores secas? ¿Colores terrosos y pasteles? ¡Es momento de definirlo!

• Música. Antes de elegir la música de la boda, primero conversen acerca de sus preferencias y gustos musicales, esto ayudará a definir qué estilo pueden incluir en cada momento del matrimonio. Será momento de crear un playlist y definir si tendrán un grupo que toque en vivo, un DJ o un show de baile.

• Fotografía y video. Tengan en cuenta qué tipo de fotos y video quieren para su evento. Con base en esto, empiecen a explorar opciones y revisen cuál de los fotógrafos de bodas se acerca más a lo que sueñan. Inspírense en matrimonios reales, las opiniones de otras parejas que ya usaron sus servicios, conversen sobre los tiempos de entrega y otros detalles que para ustedes sean muy importantes.

• Elección del vestido de novia y traje de novio. Primero busquen inspiración, en nuestros catálogos de vestidos de novia y también de trajes de novio encontrarán diferentes modelos y diseñadores. Una vez tengan el modelo a la vista, elijan las tiendas que quisieran visitar y empiecen a agendar citas para probarse algunas opciones.

• Elección de las argollas de matrimonio. Definan cuánto del presupuesto desean invertir en este detalle, a partir de allí podrán explorar los diferentes estilos para que tomen una decisión: ¿Sencillas o con texturas? ¿Oro amarillo, oro blanco o el moderno oro rosa? ¿Lisas o con pedrería? 

• Elegir el transporte de la boda. Deben tener en cuenta el estilo del matrimonio. Así, por ejemplo, si se trata de una boda vintage o campestre, podrían optar por un carro antiguo o una carroza. Decidan si contratarán un conductor, cuál será la decoración que requiere el vehículo, la hora en la que los recogerán, y el recorrido que debe cumplir.

10. Planeación de la luna de miel

Después de la boda, del estrés y la emoción de dar el “sí”, llegará la hora de relajarse, pasear y disfrutar de un viaje inolvidable: la luna de miel. 

Estipulen cuánto dinero están dispuestos a invertir en su luna de miel y qué tiempo tienen para el viaje. ¿Pueden tomar vacaciones o solo tienen unos pocos días libres? Estos dos aspectos son imprescindibles antes de elegir cualquier destino.

Hagan una lista con los destinos a los que les gustaría ir y lleguen a un acuerdo sobre cuál sería la mejor opción, teniendo en cuenta el presupuesto y tiempo para viajar.

Determinen si van a contratar una agencia de viajes que se encargue de las reservas, tiquetes, hoteles y todo un cronograma o si serán ustedes mismos quienes se apropien de cada aspecto. 

Realicen la reserva oportuna de hoteles, tours, tiquetes aéreos, shows que quieran ver en la ciudad de destino, restaurantes que quieran visitar, acceso a parques u otros lugares… Esto permitirá que disfruten de todo lo que tienen en mente, y evitará que el descuido de no reservar a tiempo les salga más caro.

Por último, tengan en cuenta todo lo que tenga que ver con visas, tarjetas de ingreso al territorio, formularios de migración, y obligatoriedad (o no) de presentar certificado de vacunación covid para poder abordar.

¿Cuánto tiempo se necesita para planear una boda? ¡El timing perfecto!

Ahora que ya conocen la lista de actividades para planear una boda, seguramente se estarán preguntando cuáles son los tiempos en los que se debe ejecutar cada una, así que a continuación encontrarán, mes a mes, las tareas que deben ir preparando. ¡Descarguen la plantilla con los pasos imprescindibles haciendo clic aquí!

Lo que deben tener listo de 10 a 12 meses antes de la boda

• Definir la fecha de la boda.
• Reserva del lugar de banquete.
• Reserva de la iglesia o cita en la notaría.
• Establecer un número estimado de invitados.
• Establecer un presupuesto.
• Elegir el catering.
• Elegir el fotógrafo.
• Encargar los save the date.

Lo que deben tener listo de 7 a 9 meses antes de la boda

• Empezar a buscar el vestido de novia, pedir citas y hacer las primeras pruebas. Decidir si será comprado o alquilado.
• Tramitar la documentación necesaria para la boda civil y/o religiosa.
• Elegir la floristería para la boda.
• Empezar a armar un playlist para la boda.
• Buscar inspiración para el diseño del ramo de novia.
• Buscar las argollas de matrimonio.
• Enviar los save the date.
• Revisar opciones de agencias de viaje y destinos para la luna de miel.

Lo que deben tener listo cuando falten de 4 a 6 meses para la boda

• Elegir y mandar a hacer las invitaciones de matrimonio y tarjetas de agradecimiento.
• Elegir los padrinos, testigos y damas de honor.
• Construir la lista de regalos.
• Contratar el viaje de luna de miel: comprar tiquetes, reservar hoteles, definir fechas y otras actividades. 
• Consolidar la lista de invitados con sus direcciones y otros datos personales necesarios.
• Elegir el carro de los novios y reservarlo.
• Buscar inspiración para el peinado de la novia.
• Enviar las invitaciones de matrimonio.
• Buscar el traje del novio y sus complementos.
• Crear la web de matrimonio.
• Elegir el menú de la recepción.
• Elegir el ponqué de matrimonio.

Lo que deben tener listo cuando falten 2 a 3 meses para la boda

• Elegir y comprar los complementos de la novia: zapatos, accesorios, lencería, velo, corona o tocado.
• Encargar las argollas y elegir su marcación.
• Elegir las lecturas de la boda.
• Elegir la decoración final de la boda.
• Reservar el hotel para la noche de bodas.
• Elegir el salón de belleza y maquillaje para la novia.
• Elegir los recordatorios.
• Definir los vestidos de pajecitos, damas de honor y padrinos.
• Pedir cita para la prueba de maquillaje y peinado de la novia. Definir hora de encuentro para arreglarse el día del matrimonio.
• Pedir cita en centro de estética: uñas, depilación, color de cabello y otros.
• Recoger las argollas y comprar las arras.
• Definir la canción del primer baile de los novios y si habrá o no una coreografía especial.

¡Faltando 1 mes para la boda! Esto es lo que no pueden pasar por alto

• Cerrar su lista de invitados. Quienes vayan a asistir, ya deben haber confirmado su asistencia.
• Definir la organización de las mesas.
• Entregar al proveedor indicado el plano de las mesas.
• Entregar las últimas instrucciones a los invitados.
• Tener la última prueba de vestido de novia.
• Recoger el traje del novio.
• Crear su álbum de matrimonio con WedShoots.
• Revisar y confirmar la documentación para el viaje de luna de miel. 

Cuando falten 2 semanas para la boda, esto es lo que deben tener listo

• Pedir cita en la peluquería para el novio.
• Última visita al salón de belleza y estética, para la novia y el novio.
• Realizar la última prueba de traje de novio.
• Realizar la última prueba de vestido de novia.
• Realizar prueba de maquillaje y peinado.

¡Última semana! 

• Recoger el vestido de la novia.
• Comprobar que todo esté bajo control con los proveedores.
• Alistar la maleta para la noche de bodas.
• Compartir con sus invitaciones las instrucciones para que compartan las mejores fotografías a través de la herramienta WedShoots.

Cuando falte solo 1 día para la boda

• Revisar últimos cambios en la lista de invitados: cancelaciones de última hora o inclusión excepcional de alguna persona. Añadir estos cambios en la organización de las mesas y notificar al proveedor de banquete.
• Recoger el ramo de la novia.
• ¡Relajarse!

De esta manera se resuelve su duda sobre cómo hacer los preparativos de una boda sin preocupaciones de que algún detalle se quede por fuera. Utilicen la agenda de tareas de nuestro portal para que tengan un control de sus actividades y siempre la consulten cuando lo deseen, pues en todo momento desde sus celulares sabrán qué les queda por resolver y qué tienen hasta la fecha.