Qué incluir en el contrato del video para matrimonio

Llega el momento de definir y contratar el servicio de fotografía y video, un equipo que se encargará de capturar los mejores momentos de la celebración y hasta la decoración de los espacios. Para esto, además de solicitar previamente una cotización y elegir al proveedor con el cual trabajarán, es clave también que establezcan un contrato y que incluyan allí todos los pormenores de la realización del video para matrimonio. ¡Estos son los puntos que no deberían pasar por alto!

1. Detalles del evento 

En primera instancia es fundamental incluir los datos del evento, como la fecha, ubicación (ceremonia y celebración), duración de la ceremonia, hora de inicio y finalización. Además, podrían tener en cuenta detalles adicionales, como por ejemplo, si se trata de una boda temática, si habrá algún show o momento sorpresa, y detalles de la iluminación y el sonido.

2. Datos de los videógrafos 

Cantidad de personas que asistirá durante el matrimonio para realizar el video, nombres y número de identificación. Esto permitirá también agilizar y fortalecer la seguridad del evento. Recuerden entregar estos datos a las personas encargadas de coordinar entrada y salida de personal de apoyo.

Busquen los mejores profesionales en video de matrimonio

3. Datos sobre los equipos de grabación 

Es importante que tengan claro cuáles son los equipos de grabación, iluminación, fotografía y video que usará el o la profesional. Esto les permitirá no solo conocer la calidad de los productos que se logran con cada equipo, también pueden tenerlo en cuenta para el inventario general de equipos de producción que ingresarán al sitio de la celebración. 

4. Detalles sobre el formato del video 

Aquí es clave que tengan claro cuál es el formato que tendrá el video, incluyendo su duración y también la forma en la que el proveedor se los entregará tras su edición. Por ejemplo, pueden considerar: tipo tráiler, video documental, video stop motion, video entrevista o video same day edit. Para este último es importante que recuerden que es un formato que exige su edición durante la celebración, y que por lo tanto implica un tipo de producción especial. Seguro que entre los tipos de videos para matrimonio encontrarán el ideal para su celebración.

5. Observaciones o pedidos especiales de registro

Mencionen esa lista de tomas o momentos de la celebración que son muy importantes para ustedes y que quieren que queden registrados de una forma muy especial. Por ejemplo: algún registro para algunos invitados puntuales como los abuelos o los padres, la parte del discurso, algún baile que vayan a protagonizar como esposos, prestar atención a determinado grupo de asistentes o tener en cuenta alguna de las mejores canciones para video de boda que es representativa para ustedes.

6. Tarifas y formas de pago

Esto es clave. En el contrato debe estar especificada cuál será la forma de pago del video, ya sea 50% para apartar el servicio y el otro 50% antes del evento o pago de contado, según corresponda. También es importante que se mencionan los medios de pago y recargos adicionales que pueda tener cada uno, ya sean electrónicos, a través de transferencia,  tarjeta o en efectivo. 

7. Garantías y tiempos de entrega 

¿Cuáles son las garantías que entrega el proveedor sobre el producto? Esto debe incluirse también en el documento, así ambas partes se evitarán futuros dolores de cabeza. Consiste en la calidad del video, la duración, las tomas de imágenes previamente acordadas, etc.

Es importante también establecer cuáles serán los tiempos finales de entrega de la pieza audiovisual, esta puede tardar hasta 3 o 4 meses, dependiendo de la posproducción que necesite. Así mismo, recuerden preguntar al proveedor cuáles son las condiciones por cancelación o aplazamiento, en caso de que algo inesperado llegara a ocurrir. 

Ejemplo de formato de contrato entre videografo y cliente 

A) Fecha

Por un lado el cliente

• Nombre
• Documento de indentificación
• Dirección
• Número de contacto

Y por otro, el videógrafo

• Nombre
• Documento de identificación
• Dirección
• Número de contacto

Ambas partes aceptan lo estipulado en el siguiente documento, en el que el videografo se compromete a cumplir con lo pautado en los puntos No. 2, 3, y 5,  mientras que el cliente acepta y se compromete a pagar por el video el valor acordado en los puntos No. 4 y 6.

B) Datos del evento

Incluir datos de ubicación y hora de ceremonia y recepción y otros lugares donde deba hacerse la cobertura.

C) Datos de las personas que realizarán la grabación

Detalles del producto: video

• Descripción
• Formato
• Calidad
• Qué incluye
• Detalles de la imagen, duración, calidad, color
• Otros detalles adicionales

Consulta a los mejores videógrafos de matrimonio

D) Tarifas y formas de pago

• El cliente se compromete a pagar al videógrafo el valor de $_____, de acuerdo a los siguientes términos___.
• Incluir forma de pago y métodos de pago. 
• Incluir garantías y condiciones de cancelación o aplazamiento (en caso que llegara a pasar).

E) Tiempos de entrega

El videógrafo se compromete a entregar el material pactado en un tiempo máximo de "___" días después de terminado el evento. Después de la entrega, el cliente cuenta con "___" días para solicitar algún cambio. De acuerdo con los ajustes solicitados se pactará un tiempo para la entrega final. 

Firma videografo:_____

Firma cliente: ________

Fecha: _____________

Ciudad: ____________

Una buena forma de elegir el formato y otros detalles de su video es buscando inspiración en bodas que ya se hayan realizado. Para este caso podrían consultar las experiencias de éxito que han tenido algunas parejas del portal en la sección Matrimonios reales. Además, podrán ampliar información sobre el servicio de video para boda en nuestro sección de ideas.