10 recomendaciones para una boda con muchos invitados

Muchos novios se enfrentan a celebraciones en medio de familias numerosas e incontables grupos de amigos, lo que por supuesto supone una dificultad mayor a la hora de planear y definir la logística del día más especial de sus vidas. Tener en cuenta estrategias para facilitar los arreglos, usar la imaginación, divertirse y tomársela con mucha calma son las mejores herramientas para enfrentar un evento de grandes magnitudes sin perder el gusto por los detalles, lograr una atmósfera cálida y celebrar felices el comienzo de su nueva vida.

1. Creatividad extra

Nuestra primera recomendación coincidiendo con muchos expertos de la industria nupcial, es que te dejes ayudar. Si bien la elección de los colores, momentos de la boda, tipo de detalles, espíritu de la ceremonia y clase de celebración son de la pareja, la experiencia de un planeador de bodas puede hacer la diferencia entre meses fantásticos viviendo un sueño o días estresantes de permanente dolor de cabeza. Tener un equipo que respalde la logística permite que los novios puedan concentrarse en lo importante, definir su atuendo, cuidarse y consentirse.

2. Tecnología al servicio

Aunque hayas contratado una wedding planner, seguramente querrás tener control e información actualizada en tiempo real de la evolución de tu boda. Las herramientas tecnológicas como las que te ofrece nuestro portal te dan la opción de crear archivos y cuadros en los que puedes realizar una Gestión de invitados, tener una Lista de tareas a realizar y el cronograma de cada actividad. Compartirlo con los profesionales que te ayudan y construirlo entre ambos, es la manera adecuada de todos tengan la misma información y pueda realizarse el seguimiento correspondiente.

3. ¿Dónde?

Luego de saber quién va a ayudarte con toda la planeación, lo primero que debe definirse con cuidado y evaluando las opciones posibles, es el lugar de la ceremonia y recepción. Para matrimonios por la iglesia la recomendación es buscar templos principales o catedrales que garanticen un lugar para todos. Elegir una capilla hará que muchos de tus invitados tengan que esperar de pie, afuera y perdiéndose la ceremonia que con cuidado han preparado.

Lugares campestres en los que puedan instalarse carpas y con permiso para celebrar la eucaristía son una alternativa muy práctica y cada vez más frecuente. Esta funciona igualmente para ceremonias civiles. Para la recepción debes tener en cuenta que el espacio sea suficiente para ubicar las mesas, la pista de baile, corredores de tránsito y parqueaderos suficientes para todos los que lleguen en carro propio.

4. Con mucha anticipación

Planear una fiesta en la que participarán un número elevado de personas, requiere que todas las decisiones se tomen con suficiente tiempo. Así te aseguras de que el lugar elegido esté disponible, los elementos de decoración estén a tiempo. Si quieres usar flores que se encuentren en las cantidades requeridas etc. Para esto en necesario que tanto invitaciones como confirmaciones lleguen con suficiente anticipación. Hacer las cosas con holgura de tiempo permite además flexibilidad si se requiere cambiar o reemplazar algo de lo pactado en principio.

5. Menos es más

La lista de prioridades de una boda con muchos asistentes debe incluir un lugar cómodo, comida y bebida suficientes, servicio de fotografía eficiente que registre a todos los invitados y diversión durante la celebración. Prefiere estos elementos por encima de flores o decoración para las mesas, detalles especiales para algunos invitados o papelería diseñada para la ocasión. Recuerda que el propósito principal es que tanto tú como todos los invitados se sientan cómodos y bien atendidos.

6. Simple y tranquilo

Ya tener un nutrido número de invitados supone una complejidad mayor al momento de planear la recepción, así que lo mejor es decidirse por opciones no muy elaboradas, que requieran de cuidados especializados o alguna dificultad extra. Esto cuenta tanto para el menú de bodas, la oferta de bebidas alcohólicas y refrescos, la distribución de la fiesta y la decoración.

7. Seating plan

Este es uno de los retos más grandes que enfrentarán en toda la lista de actividades. Por esto se hace doblemente importante la confirmación con suficiente tiempo de los invitados. Aquí la mejor opción, dicha por todos los expertos, son las mesas redondas con capacidad para de 10 a 12 personas. Ocupan menos espacio y permiten una mejor integración entre los asistentes. Obviamente las reglas para definir quiénes van en cada mesa, son las mismas que para cualquier tipo de evento. Asociarlos por afinidad y cercanía es lo más acertado para hacer que todos se sientan a gusto.

8. Banquete

La mejor elección en este caso es tener un nutrido cuerpo de meseros que lleven a la mesa el menú elegido, para asegurar que a todos los asistentes el plato les llegue servido con la etiqueta y temperatura adecuada, además que se sientan cómodos y muy bien atendidos. Ofrecer la cena presentada en un buffet o estaciones de comida no es lo más recomendado, si se tienen en cuenta que esto requerirá el desplazamiento de los invitados por todo el lugar y posiblemente cause largas esperas de pie en la fila para poder servirse. Aunque la elección final del menú a ofrecer en la boda, es exclusivamente de la pareja, expertos en banquetes nupciales recomiendan decidirse por platos con ingredientes en cosecha o de temporada para evitar costos elevados.

9. Sin retrasos

Luego de planear por tanto tiempo su celebración, ninguna pareja quiere que alguno de sus invitados se pierda los detalles de la ceremonia y la fiesta y cuando estos son tan numerosos lo mejor es facilitar las cosas para que todos puedan llegar a tiempo. Disponer de buses para el transporte de los invitados hasta la ceremonia y luego a la recepción, garantizará que lleguen puntuales y evitará problemas de ubicación de carros en el parqueadero o riesgos de seguridad al final de la fiesta.

10. Sello personal

Realizar una ceremonia con muchas personas no puede significar que la fiesta se sienta impersonal y sin espíritu. Recuerda que lo que se están celebrando es el amor y la alegría de comenzar una vida juntos. Es muy importante entonces hacer sentir a cada asistente lo especial que es y lo significativo que es para la pareja su compañía.

Hacer una ronda por todas las mesas, es un bonito detalle que además puedes aprovechar para hacer fotografías y tener recuerdo de todos los familiares y amigos.